¿Qué es un plan de cumplimiento y por qué debe tenerlo una empresa?
Un plan de cumplimiento es cuando su negocio es revisado para asegurar que su negocio (1) cumple con todas las leyes aplicables a su negocio y (2) diseñado de una manera que protege al propietario de la empresa de litigios innecesarios.
Aplicar un plan de cumplimiento es una práctica empresarial sensata que puede ahorrarle dinero. Cumplir todas las leyes aplicables evitará costes innecesarios e intrusiones gubernamentales innecesarias que podrían cerrar su empresa temporal o indefinidamente. Estructurar su plan de negocio de una manera determinada puede evitarle costes legales derivados de la defensa de posibles demandas civiles o investigaciones reglamentarias que podrían desembocar en investigaciones penales en el futuro.
¿Cuáles son algunos ejemplos de leyes que exigen planes de cumplimiento?
La Gramm-Leach-Bliley Act (GLB), la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), la Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), la Sarbanes Oxley (SOX) y la Patriot Act son algunos ejemplos de las leyes de cumplimiento más recientes aplicadas por el gobierno federal. GLB, HIPAA y FACTA se crearon para proteger la información. GLB se centra en las instituciones financieras, HIPAA se refiere a los proveedores de atención sanitaria y FACTA regula las agencias de informes de los consumidores. SOX es una ley que intenta principalmente responsabilizar a la alta dirección de la información precisa y veraz sobre el estado financiero de una empresa o negocio. Aunque el cumplimiento de la SOX se lleva a cabo con la ayuda de asesores jurídicos, en la mayoría de los casos lo ejecutan empresas de contabilidad o auditores.
Dado que la Ley Patriótica es un tema de mucha conversación en estos días y sirve como un gran ejemplo de regulación que afecta a muchos sin su conocimiento, me explayaré más sobre esta controvertida ley. La Patriot Act se creó principalmente para 1) agilizar la capacidad de las fuerzas de seguridad para investigar el terrorismo; y 2) prevenir la financiación del terrorismo. En consecuencia, la primera pregunta que suele hacerse alguien que se interroga sobre la Patriot Act es "¿Por qué debería importarme? Yo no soy terrorista y desde luego no doy dinero a terroristas". Aunque tenga razón en ambos aspectos, uno puede verse atrapado en la telaraña de la Patriot Act sin ni siquiera darse cuenta.
Muchos de los que conocen la Ley Patriota creen que sólo se refiere a los bancos o instituciones de crédito, y que sólo analiza las transacciones monetarias. Pero no es así. Otros ejemplos de empresas que también están sujetas a su regulación son los operadores de sistemas de tarjetas de crédito; las compañías de seguros; los comerciantes de metales preciosos, piedras o joyas; las casas de empeño, las empresas de préstamos o financieras; las agencias de viajes; las empresas dedicadas a la venta de vehículos; y las personas que intervienen en cierres y liquidaciones inmobiliarias. Además de las transacciones monetarias, la Patriot Act también cubre, entre otras cosas, el tipo de bien o servicio prestado por una empresa y la forma en que las empresas contratan a sus empleados y eligen a sus proveedores.
Para aumentar la confusión, leyes como la Patriot Act y la legislación derivada de ella han hecho que una empresa tenga que preocuparse ahora de que múltiples organismos gubernamentales, que no se comunican entre sí, regulen a veces el mismo aspecto de su negocio. Esto significa que estas leyes han aumentado sustancialmente la probabilidad de que una empresa sufra sistemáticamente la intrusión absurda de múltiples agencias gubernamentales en un mismo asunto.
¿No son los planes de cumplimiento normativo para empresas que pueden tratar con negocios cuestionables o poco éticos, delincuentes o que ellos mismos son delincuentes?
En absoluto. Uno de los problemas más desconcertantes a los que se enfrentan las empresas es el hecho de que las leyes vigentes hoy en día a veces convierten en ilegales conductas legales. Los planes de cumplimiento son una garantía de que, en caso de que surja algún problema en su empresa, existe la prueba de que su empresa intentaba hacer lo correcto al contar con un plan de cumplimiento. Parte del problema de la actividad empresarial ha sido siempre la regulación de muchas entidades diferentes, cada una de las cuales tiene su propia rama de investigación y un conjunto de normas que cumplir. Los acontecimientos del 11 de septiembre han hecho que nuevos actores, como el Departamento de Seguridad Nacional, se ocupen de cuestiones que antes sólo estaban cubiertas por el Departamento de Aduanas o la Oficina de Cumplimiento de las Exportaciones. Esto significa que es posible que haya varios organismos encargados de hacer cumplir la ley entrometiéndose en su negocio. Un plan de cumplimiento es bien recibido por las fuerzas de seguridad y suele disuadir de nuevas investigaciones e intrusiones, lo que le ahorrará dinero y estrés. Se puede pensar en un plan de cumplimiento como una estrategia de salida anticipada de una amplia regulación.
¿Cuál es el primer paso para diseñar un plan de cumplimiento y cuánto se tarda en aplicarlo?
Nos reuniríamos con usted para una consulta gratuita y hablaríamos del tipo de negocio que tiene y de lo que tiene sentido para usted. La consulta puede tener lugar en persona o por teléfono. No obstante, es aconsejable concertar una cita en persona si desea evaluarnos adecuadamente y traer la documentación para que la revisemos. El tiempo necesario para aplicar un plan de cumplimiento variará de semanas a meses, en función del alcance del plan y del tamaño de la empresa.
¿Cuánto cuesta crear un plan de cumplimiento?
Los honorarios se basan en el tamaño de su empresa y el alcance del trabajo que desea que se revise. Por ejemplo, los honorarios más elevados corresponden a empresas internacionales con múltiples ramas de actividad que requerirán un análisis sustancial de todos los aspectos de la empresa. Cuanto más pequeña sea la empresa, menos habrá que revisar y, por tanto, más bajos serán los honorarios.
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